Het bericht was te klein om de Nederlandse media te halen, maar opmerkelijk was het wel: de ruim 2500 medewerkers van het Britse Phones 4U moeten het sinds een dikke maand zonder e-mail stellen. Hun baas denkt dat ze zo drie uur meer productieve tijd per dag overhouden. Als ze iets aan elkaar te melden hebben, moeten ze maar bellen. Best toepasselijk voor een telefoonwinkel.

Nou heb ik zelf gelukkig geen collega’s, maar ik val soms in op de plek van iemand die wel collega’s heeft. Het bombardement van onzinnige informatie is inderdaad behoorlijk rampzalig. Waarom moet het hele bedrijf weten dat er een bos sleutels gevonden is bij de receptie? Als iemand ze kwijt is, komt hij daar heus zelf wel achter. Die taart van de jarige op de zevende verdieping komt via mond-tot-mond reclame ook wel op. En als het management echt iets belangrijks te melden heeft, dan komen ze het maar persoonlijk vertellen. Directieven per mail gaan toch het ene oor in en het andere uit. Kortom, ik zie wel wat in de ideeën van Jon Caudwell, de dappere ceo van Phones 4U.

Ik heb namelijk wel vrienden die mij flauwekul mailen, flauwekul die ze doorgaans niet van zichzelf hebben, maar van een ander gekregen en naar iedereen doorgestuurd. Soms doen ze dat per ongeluk, omdat ze werkelijk geloofden dat ze mail hadden gekregen van Microsoft met het verzoek het bijgaande programmaatje even te activeren. In één dag in september kreeg ik aldus acht exemplaren van het Sven32-virus toegestuurd.

Meestal doen ze het expres. Populair zijn viruswaarschuwingen, waarvan iedereen zo onderhand hoort te weten dat die zonder uitzondering vals zijn. De laatste tijd zijn kettingbrieven populair. Zo kreeg ik bijvoorbeeld een oproep om een petitie te tekenen voor Amina Lawal, de Nigeriaanse die wegens overspel definitief ter dood veroordeeld zou zijn. Toegegeven, de mail zat goed in elkaar, maar de bedenker had de zaak net wat overdreven door te suggereren dat het aantal ingezamelde handtekeningen van doorslaggevend belang zou zijn voor de Nigeriaanse rechtbank. Vijf minuten surfen later wist ik dat de uitspraak in Amina’s zaak pas een week later zou zijn en dat haar advocaten bang waren dat westerse petities averechts zouden werken. Ze vertrouwden liever op het Nigeriaanse rechtssysteem en kregen gelijk, want Amina werd vrijgesproken.

Op zich was het goed om even herinnerd te worden aan het bestaan van Amina, wier lot wel even wat zwaarder is dan dat van de overmailde Phones 4U medewerkers. Toch heb ik de betreffende vriendin, een recidiviste, gemaild om voortaan even na te denken voor ze iets doorstuurt.
Want het probleem is natuurlijk niet dat e-mail een slechte uitvinding is die mensen van hun werk houdt. Het probleem is dat het een gevaarlijk instrument is in handen van luie mensen, die wild om zich heen klikken zonder na te denken wat de gevolgen daarvan zouden kunnen zijn. Anders gezegd, de drempel is te laag.

Daarom heb ik een idee voor alle managers die de overvloed aan mails als een probleem ervaren, maar niet zo rigoureus willen ingrijpen als Jon Caudwell. Geef iedereen een mailquotum. Elke medewerker mag, afhankelijk van zijn status, een beperkt aantal mailtjes per week versturen. Hoe meer geadresseerden, hoe zwaarder het mailtje telt. Talloze verfijningen zijn denkbaar, als mensen zich maar gaan realiseren dat het verzenden van mail overeenkomt met het verbruiken van andermans tijd. Andermans tijd is een schaars goed, dus is het logisch dat je daar niet onbeperkt beslag op mag leggen. Technisch is het allemaal goed te realiseren.

Ondertussen vraag ik me wel af hoe dat nou gaat bij Phones 4U. Persoonlijk vermoed ik dat de mail daar minder definitief is afgeschaft dan Caudwell in zijn bravoure beweert. Ik kan me bij deze mobieltjesboer echter ook een rampscenario voorstellen. Ze sturen elkaar nu sms’jes. De pietepeuterige toetsen zorgen er dan in elk geval voor dat de berichtenvloedgolf kort en bondig geformuleerd is.